6号文你看懂了吗?教你规范电子会计凭证报销入账归档 – 费耘发票管理系统-电子发票管理-发票真伪查询

6号文你看懂了吗?教你规范电子会计凭证报销入账归档

企业动态 2020-09-11

平时会经常跟一些财务朋友进行沟通,相当大一部分财务做发票归档时,只保存电子发票打印出来的纸质版,不保存电子发票的原始凭证;这会给企业和财务是带来非常大的风险。今天再带大家着重关注一下着6号文。

关于今年发布的6号文,相信很多财务都有很深理解;核心在于6号文规定的打印成纸质发票的同时要求同时保存电子版。

6号文规定

 

透过现象看本质,是为了规范电子会计凭证纸质打印件报销入账归档工作的需要。随着电子发票开具量逐年上升,在应用普及过程中,显现出降低成本的优势,但同时也逐步暴露出很多问题。企业在应用电子发票以及相关凭证时存在不规范操作以及问题。最典型的就是直接将电子发票打印成纸质版作为报销入账归档的唯一凭证。这样操作带来的风险非常大,电子发票以及凭证极易被篡改,复制起来非常容易。这样就增加了不合规以及重复性等问题。在没保存原始电子会计凭证的情况下,核对校验的难度就显得非常大了。

从而会给企业产生非常大的影响,重复报销、虚假入账、因为电子发票信息被篡改而出现财务虚假以及偷税漏税等违法行为。企业实际操作以及应用中比较难发现,给企业正常的财务流程造成干扰和影响,大量电子会计凭证丢失。对此类问题国家以及税务相关部门非常重视。6号文的出现的意义就是以政策来干预和指导,从现行法律和规定来看,电子发票纸质打印件并不符合会计核算以及档案管理的规定。
也就是说电子发票的纸质打印件不可以作为企业入账以及归档的唯一凭证。6号文中不仅强调这点,并且重申了电子会计凭证保存归档的重要性以及必要性。

其实从财务实操角度出发,报销凭证真是非常繁多。我本身也是财务,对此深有体会。依靠人工手动很难将所有电子发票原件以及相关电子凭证都保存起来。首先工作量非常大,有的企业办公资源有限,很难提供大容量存储设备。存在硬盘或者电脑中,数据非常容易丢失,而且还是解决不了数据篡改的风险。另一方面打印出来的电子发票的纸质版很难与原件关联和归结,从根本来看不但没有解决问题,反而增加了无功用。

因此现在很多企业选择费耘系统来归档和管理电子发票原始凭证,依托信息化的系统来解决企业现有的问题和痛点。电子发票本身就是虚拟化数据不是纸质或者其他实物的体现,对症下药也应该使用信息化数据管理系统来管理虚拟数据。

费耘电子发票管理系统

使用电子发票管理系统可以解决以下问题,并且无缝贴合6号文的相关归档要求。
1、支持批量导入查验,并防止重复录入;在电子发票归档前完成,保障凭证的真实无重复。

2、 可以做到电子发票的传输环节进行闭环管理,参与财务流程的相关人员的操作记录留痕并生成操作日志,有效防范归档传输中得人为篡改。

3、具备相关系统对电子发票版式文件及元数据进行妥善保存,并与企业内部的纸质凭证建立关联关系;

4、 支持公有云以及本地部署等存储方式,数据加密技术保障数据安全不丢失。

今天给大家全面分析了6号文的规定以及相关要求,政策或者规定的施行是为了约束,解决现有存在一些问题,同时也是推动和改革。6号文也好,专票电子化也好都是为了推动财税信息化,因此企业所需要的是财务流程的升级,是从传统人工手动的财务管理模式到信息化系统财务管理的转变。这样才能高效的贴合规定以及政策,完成电子发票的信息采集、查验查重、存储、归档等财务流程。建立企业内部的电子会计管理系统。

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