电子发票需保存原版式文件!图片可不行 – 费耘发票管理系统-电子发票管理-发票真伪查询

电子发票需保存原版式文件!图片可不行

企业动态 2020-09-29

在全国积极推进电子发票进程的背景下,今年将会有实质性的进展。电子发票没有纸质的打印成本,高效且快捷。电子专票也将应声落地,企业要做的是加强电子发票的接收、报销、存档以及涉税风险管理,同时需要应对外部税务稽查。诸多挑战需要找到合适的解决方法。

财政部6号文明确要求企业以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。从政策本身来看,电子发票原件需要合规、高效的的方法进行归档保存。那么什么样的文件才是合规的原始版式文件呢?

 

 

收到的电子发票需以电子形式进行保存归档,那么电子发票原件是指增值税开票系统直接生成的并且加盖电子签章的发票版式文件,目前电子发票的版式文件分为PDF格式、OFD格式,换言之经过截图以及转化过的JPG/PNG等格式文件都不是合规的电子发票原件,就算存储归档,也是不合规的。扫描件以及二次转化格式的PDF格式文件,也无法算作合规的电子发票原件,简言之就是不符合6号文的要求以及规定。

目前主流的电子发票原始版式文件为PDF格式,随着电子发票使用率逐渐提升,OFD文件的电子发票将会登场,OFD版式文件是我国自主知识产权的一项标准,是新型的电子发票版式文件,作为国家推行的一种标准化电子文件,有助于统一各类电子发票的管理,便于企业财务核算、审计等多场景的应用。因此目前来看只有PDF、OFD版式电子发票才是真国家认可的电子发票标准版式。

企业应合规保存归档电子发票版式文件:

(1)归档保存的电子发票原文件必须是PDF/OFD版式的;

(2)必须是经过真伪查验、查重、合规无重复合规的发票。

费耘电子发票管理系统基于6号文为企业及财务人员提供了快捷、安全的电子发票存档解决方案:

(1)电子发票批量上传,从上传票据上传开始匹配PDF版式和OFD版式票据。其它格式文件将被自动过滤。

(2)对于已收到的电子发票进行批量验签,电子签章如果未通过验证,会有明确提示。

(3)对于已收到的电子发票进行批量查验,将上传的发票数据与跟国税查验底账库的的数据进行比对验证后,经查验真实有效方可被入账归档。

帮助企业实现发票自动归集、发票批量入账管理、实时票据查重、自动真伪验签、实现安全、高效和规范化的电子发票管理。

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