重复报销很头疼?看来你没用对方法 – 费耘发票管理系统-电子发票管理-发票真伪查询

重复报销很头疼?看来你没用对方法

企业动态 2021-10-13

自从电子发票推行以来已经9年了,电子发票普及全国,开具量逐年增长,且占比巨大。随着专票电子化落地,电子发票发展以及应用都逐渐成熟;然而,收票方对电子发票管理方面的问题也暴露无遗,因为大部分企业缺乏信息化系统,在归档保存以及风控方面措手不及。尤其是电子发票重复打印报销,恶意篡改发票内容虚假报销等问题令人防不胜防,无形中增加企业财务风险。

目前,企业财务收到电子发票后,管理方面遇到很多困难,比如,发票验真需要手动录入信息,工作量大;数据与发票归档难保存,缺发勾稽关系,数据丢失篡改无法满足财政部6号文对电子会计凭证保存归档的要求;员工报销依然需要打印,无法节省电子发票打印成本;而问题最大的洽洽是电子发票重复报销问题。

缺乏费耘电子发票管理系统的情况下,企业财务应对电子发票重复报销的方法大多是财务手动自建电子表格的形式制作一份公司的电子发票报销台账,用来查询报销的发票情况,但是无法对票据进行状态标记,且建设台账的过程较为繁复,发票本身无法与报销进度以及状态进行关联。

不少员工报销时存在这样的疑惑:会计用Excel查询重复报销的发票,会不会有漏网之鱼?毕竟人都有大意的时候,这样就不会出现纰漏吗?

这种情况谁都不能打包票不会出错,更何况现实远比想象的要复杂得多:一家公司难免有多个会计负责,如果会计各自建立自己的电子发票台账,就造成了同一家单位多个数据不同步的局面,这样反而会让重复报销的人转了空子。所以,这种方法并不是万全之策,有一定的风险。

在缺乏信息化系统的情况下,人工手动的查重管理模式一定会出问题,那么随着国家对财税信息化的推进和建设,企业应该顺应形势建设属于企业自身的发票管理系统。由此看来给财务老师增加无效的工作量不如交给电子发票管理系统,彻底杜绝重复报销也只差费耘发票管理系统。

费耘发票管理对接税局发票底账库接口,通过电子发票(PDF、OFD文件)录入的形式,形成数据源唯一的发票池,在此过程,费耘系统会对发票的重复性和真伪性进行校验,保证发票合规性,打好风控基础;录入系统的发票会标记状态,并且通过权限约束,不能修改和删除,做到了对电子发票原件的归档保存。另外简化了报销人员交票的流程,可以通过微信卡包以及邮箱导入的形式录入发票,操作简易,并且不用线下打印,直接可以在线报销。每一张录入系统发票池中的发票都会进行重复性比对和校验,若有重复发票录入的情况,系统会强提醒以及标记并且拒绝录入。从根源杜绝发票重复报销的同时,巩固了发票风控,并且在发票数据与凭证勾稽关系提供了闭环系统性整合,使得发票管理一目了然。

 

借助信息化管理系统也是大多数公司正在使用的方法。“以票管账、以票审计、以票控税”是使用电子发票的初衷,电子发票的普及推动企业财务管理模式的转变,费耘电子发票管理恰恰为企业走向智能化、系统化的管理道路提供了重要契机。

随着发票电子化程度加深,不少企业财务逐渐强化了无纸化报销的意识,很多企业切实地解决了电子发票重复报销的难题,减少了企业涉税的风险。其实,很多看似费时费力的工作,换个思路,借助适当的工具来完成,往往会事半功倍。

费耘电子发票管理系统试用

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